SharePlan – planlægning og kommunikation på tværs

Specialområde Autisme har indgået et samarbejde med virksomheden E-mergency om at udvikle SharePlan som et digitalt arbejds- og støtteredskab til borgere og medarbejdere.

I Specialområde Autisme er vi optaget af, at finde nye måder at gøre tingene på, som kan forbedre vores indsats. Herunder er det naturligt også at rette fokus på, hvordan nye teknologier kan hjælpe os i vores daglige arbejde.

Forskellige digitale værktøjer trænger sig i stigende grad også ind på det sociale område. Men på længere sigt er det ikke hensigtsmæssigt at finde nye it‐værktøjer, hver gang der opstår nye behov for sådanne. Det kræver både øgede ressourcer til oplæring og udfordringer i det daglige, hvis antallet af it-systemet vokser.

SharePlan indeholder netop muligheden for at samle en række af de behov for nye it‐værktøjer, som i de seneste år er vokset frem på tværs af Specialområde Autismes afdelinger.

Det skal være smart for at kunne betale sig at digitalisere

Formålet er, at få et smartere alternativ til whiteboards, ringbind osv. i form af en brugervenlig og mobil it-platform. Derudover muliggør sharePlan at personalets planlægning kan tale sammen med borgerens dagsprogram og infoskærmene. Dermed bliver gevinsten ved at slå værktøjerne sammen større end summen af de tre.

SharePlan samler tre funktioner i ét værktøj:

planlægning for medarbejderne - med overblik over opgaver for medarbejdere og teams samt let redigering.
støttesystem for borgerne - med individuelle infoskærme og apps til smartphones og tablets.
fælles kommunikation på afdelingerne - med infoskærme som kan vise fællesaktiviteter, madplan, nyheder og medarbejdere på arbejde. Skærmene kan være interaktive så borgere fx kan tilmelde sig aktiviteter direkte fra skærmen.

SharePlan udvikles løbende ud fra medarbejdernes og borgernes feedback, og på denne måde bliver SharePlan et redskab, som er tilpasset til Specialområde Autismes praksis.

Løbende udvikling og evaluering

Vi evaluerer på medarbejdernes oplevelse af brugervenlighed, tidsforbrug og borgernes nytte af systemet. Evalueringen er todelt og udføres som en sammenligning mellem før og et år efter sharePlan-implementeringen. Den første før/efter-evaluering viser tydelige fremskridt i medarbejdernes oplevelse af tidsforbrug og overblik efter implementeringen af sharePlan.

Projektet startede i efteråret 2014, og implementeringsprocessen fortsætter. Implementeringen foregår som undervisning og der afholdes temadage, som giver mulighed for fordybelse.